Transparenz über personenbezogene Daten.

Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche Personendaten wir beim Betrieb von stayagent (stayagent.ch) bearbeiten, wofür wir sie brauchen und welche Rechte Sie haben. Es gilt das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Soweit die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) anwendbar ist, beachten wir auch diese.

1. Verantwortliche Stelle

Agentflow24.com GmbH, Bahnhofstrasse 68, 8957 Spreitenbach, Schweiz, UID CHE-114.561.713 (nachfolgend «wir»). Anfragen zum Datenschutz richten Sie an das Kontaktformular auf gastgebersysteme.ch mit dem Stichwort «Datenschutz».

2. Unsere Rolle: Verantwortliche und Auftragsbearbeiterin

Wir unterscheiden zwei Fälle:

• Website, Registrierung und Konto: Hier entscheiden wir selbst über Zweck und Mittel der Bearbeitung und sind verantwortlich.
• Daten, die eine Verwaltung in stayagent erfasst (Objekte, Buchungen, Gäste, Nachrichten, Dokumente): Hier ist die jeweilige Verwaltung verantwortlich. Wir bearbeiten diese Daten in ihrem Auftrag und nur zur Erbringung des Dienstes. Gäste wenden sich für ihre Rechte zuerst an die Verwaltung, bei der sie gebucht haben.

3. Besuch der Website

Beim Aufruf von stayagent.ch bearbeitet unser Server technische Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem. Das ist nötig, um die Seiten auszuliefern, Störungen zu finden und Missbrauch abzuwehren. Wir bewahren diese Protokolle nur so lange auf, wie es dafür erforderlich ist.

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein. Schriften und Skripte laden wir von unseren eigenen Servern, nicht von Dritten. Cookies setzen wir erst nach der Anmeldung und nur technisch notwendige: ein Sitzungs-Cookie, das Sie als angemeldete Person erkennt und beim Abmelden oder Ablauf der Sitzung ungültig wird. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.

4. Registrierung, Konto und Anmeldung

Bei der Registrierung bearbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Namen Ihrer Verwaltung oder Firma und Ihr Passwort. Das Passwort speichern wir nur als nicht umkehrbaren Hash. Je nach Einstellung kommen Passkeys (wir speichern nur den öffentlichen Schlüssel), Angaben zur Zwei-Faktor-Authentifizierung und Sitzungsdaten wie Zeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung hinzu. Wir senden Ihnen Bestätigungs- und Anmeldelinks per E-Mail.

Zweck ist die Bereitstellung und Absicherung Ihres Kontos. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags mit Ihnen, bei der Missbrauchsabwehr unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb. Registrierungen, die nicht per E-Mail bestätigt werden, löschen wir automatisch nach 14 Tagen.

5. Daten, die Sie in stayagent erfassen

Eine Verwaltung kann in stayagent insbesondere folgende Daten bearbeiten:

• Objekt- und Eigentümerdaten, Texte, Bilder und Dokumente
• Buchungsdaten mit Reisedaten, Preisen und Zahlungsstatus
• Gästedaten wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nationalität und Adresse
• Nachrichten zwischen Verwaltung, Gästen und Eigentümern, auch solche, die über Buchungsplattformen eingehen
• Betriebsdaten wie Zugangsangaben und Türcodes, die wir verschlüsselt speichern
• Änderungsprotokolle, aus denen hervorgeht, wer wann etwas geändert hat

Jede Verwaltung arbeitet in einem getrennten Bereich, den die Datenbank technisch erzwingt. Mitarbeitende, Eigentümer und weitere Personen sehen nur, was ihre Rolle erlaubt. Die Verwaltung stellt sicher, dass sie Gäste über die Bearbeitung informiert und die nötigen Rechtsgrundlagen hat. Auf Wunsch schliessen wir mit Ihnen eine Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung ab.

6. E-Mail-Versand und -Empfang

System-E-Mails (Bestätigung, Anmeldelink) sowie Nachrichten an und von Gästen laufen über Amazon SES in Frankfurt. Dabei bearbeitet der Dienstleister Absender, Empfänger, Betreff und Inhalt der Nachricht, soweit für Zustellung und Empfang nötig.

7. Zahlungen

Zahlungen sind für die Abwicklung über Stripe vorgesehen und derzeit im Testbetrieb. Zahlungsdaten, insbesondere Kartennummern, geben Sie ausschliesslich auf den gehosteten Seiten von Stripe ein; sie gelangen nicht zu uns. Wir speichern nur Beträge, Status und Referenzen der Zahlung. Für Eigentümer und Verwaltungen, die Zahlungen empfangen, richtet Stripe ein eigenes Konto ein und prüft die Identität nach seinen eigenen Bedingungen und Datenschutzhinweisen.

8. Buchungsplattformen (Channel Manager)

Für die Anbindung an Airbnb und Booking.com ist der Channel-Manager Channex vorgesehen; die produktive Anbindung ist im Aufbau. Dabei werden Verfügbarkeiten, Preise, Buchungen und Nachrichten zwischen stayagent und den Plattformen ausgetauscht. Auf den Plattformen selbst gelten deren eigene Datenschutzerklärungen.

9. KI-Funktionen

Beim Import eines Inserats kann stayagent den von Ihnen eingefügten Text oder Screenshot zur Auswertung an Anthropic (USA) übermitteln, damit daraus ein Objektentwurf entsteht. Wir übergeben dabei keine Zahlungs- oder Ausweisdaten. Bitte fügen Sie nur Inhalte ein, die Sie dafür verwenden dürfen. Das Ergebnis prüfen Sie vor der Übernahme selbst.

Die geplante KI-Rezeption für E-Mail und Telefon ist noch nicht freigeschaltet. Bevor sie in Betrieb geht, ergänzen wir diese Erklärung um die Einzelheiten. Gäste sollen dann erkennen können, dass sie mit einem digitalen Assistenten kommunizieren.

10. Dienstleister

• Hetzner Online GmbH, Deutschland: Server, Datenbank und Dateispeicher (EU)
• Amazon Web Services, Region Frankfurt: Versand und Empfang von E-Mails
• Stripe: Zahlungsabwicklung (im Testbetrieb)
• Channex: Channel-Manager für Airbnb und Booking.com (im Aufbau)
• Anthropic: KI-Auswertung beim Objektimport
• Infomaniak Network AG, Schweiz: Domain und DNS

Wir wählen Dienstleister sorgfältig aus und verpflichten sie, Personendaten nur nach unseren Weisungen und mit angemessenen Sicherheitsmassnahmen zu bearbeiten.

11. Bekanntgabe ins Ausland

Die Hauptdaten liegen bei Hetzner in der EU. Einzelne Dienstleister, namentlich Anthropic, Stripe und Amazon Web Services, können Daten auch ausserhalb der Schweiz und der EU bearbeiten, etwa in den USA. Wo kein angemessener Datenschutz anerkannt ist, stützen wir uns auf geeignete Garantien, namentlich Standardvertragsklauseln, oder auf das Data Privacy Framework.

12. Datensicherheit

Wir schützen Daten durch verschlüsselte Übertragung, getrennte Verwaltungsbereiche, rollenbasierte Rechte, die verschlüsselte Speicherung sensibler Betriebsdaten und die Protokollierung wichtiger Änderungen. Eine absolute Sicherheit gibt es im Internet nicht.

13. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für den Zweck nötig ist oder das Gesetz es verlangt, etwa bei Buchhaltungsunterlagen oder Meldescheinen. Ein Konto und die zugehörigen Daten löschen wir auf Ihren Wunsch, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Daten einer Verwaltung geben wir nach Ende des Vertrags auf Verlangen heraus und löschen sie danach.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Bearbeitung und Herausgabe Ihrer Daten sowie auf Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Wenden Sie sich dafür an die unter Ziffer 1 genannte Stelle; bei Gästedaten zuerst an die Verwaltung. Sie können sich ausserdem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren, bei Anwendbarkeit der DSGVO auch bei Ihrer Aufsichtsbehörde.

15. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert, zum Beispiel wenn neue Funktionen wie die KI-Rezeption freigeschaltet werden. Es gilt die jeweils veröffentlichte Fassung.

Stand: 21. Oktober 2026